QM Handbuch als PDF? Warum vorgefertigte Vorlagen keine gute Idee sind

Januar 22, 2025
2:35 pm

Das Internet ist voll mit Angeboten für vorgefertigte Qualitätsmanagement-Handbücher, die angeblich perfekt auf die ISO 9001 abgestimmt sind. Die Keywords „QM Handbuch PDF“ oder „ISO 9001 Handbuch PDF“ führen schnell zu Shops, die solche Vorlagen für teils mehrere Hundert Euro verkaufen. „Direkt zertifizierungsfähig“ steht da.

Doch aufgepasst: Diese vorgefertigten Pakete sind selten die Lösung, sondern verursachen oft mehr Probleme, als sie lösen.

Ich habe selbst einmal tiefer recherchiert und versucht die Urheber dieser fertigen QM Handbücher ausfindig zu machen. Bei einem Anbieter landet man auf lauter Fake Seiten mit dubiosen Firmensitzen und LinkedIn Profilen mit Stock-Profil Fotos.

Also ist hier allein schon höchste Vorsicht geboten was die Urheberrechte angeht. Wenn ihr solche fertigen und wahrscheinlich von anderen Unternehmen kopierten QM Dokumente nutzt könnte es euch teuer zu stehen kommen weil ihr ggf. geistiges Eigentum verletzt.

In diesem Bericht erläutere ich euch weshalb es außerdem rausgeschmissenes Geld ist diese Pakete zu kaufen.

1. Das QM-Handbuch ist keine Normforderung mehr

Die ISO 9001 fordert nicht mehr das klassische QM-Handbuch, wie es in früheren Versionen üblich war. Stattdessen verlangt die Norm „dokumentierte Informationen“, und zwar nur im erforderlichen Maß.

👉 Das bedeutet: Ihr als Unternehmen entscheidet selbst, welche Dokumentationen notwendig sind um euer Qualitätsmanagementsystem erfüllen zu können. Ein überdimensioniertes Handbuch, das nicht zu euren Prozessen passt, ist weder sinnvoll noch hilfreich.

"Dokumentiere nur im erforderlichen Maße"

2. Fertigvorlagen sind schwer anpassbar

Ein vorgefertigtes QM-Handbuch klingt verlockend, doch die meisten Vorlagen sind extrem kompliziert aufgebaut.Die Formatierung lässt sich nicht so einfach auf euer Corporate Design umändern und auch die gezeigneten Abläufe können meist nur mit einem zusätzlichen Programm (wie Microsoft Visio) bearbeitet werden.

Sie sind oft mit generischen Informationen überfrachtet, die für euer Unternehmen völlig irrelevant sind.
Änderungen sind mühsam und erfordern viel Zeit.

💡 Fazit: Wenn du ohnehin Zeit und Energie investieren musst, um diese Vorlagen anzupassen, kannst du dir das Geld für die Vorlage gleich sparen.

3. Kosten vs. Nutzen – Beratung ist oft sinnvoller

Die Preise für solche Vorlagenpakete liegen oft bei 500 Euro oder mehr. Dieses Geld kannst du deutlich besser investieren:

Buche einen erfahrenen Berater, der euch individuell hilft.
Alternativ: Arbeite mit deinem Team gemeinsam daran, eure Prozesse selbst zu dokumentieren.

Ein externer Berater bringt nicht nur Fachwissen, sondern passt das QM-System exakt an eure Anforderungen an – keine überflüssigen Elemente, kein unnötiger Ballast. Und damit auch keine unnötige Grundlage für Abweichungen in Zertifizierungsaudits.

4. Vorgefertigte Vorlagen überinterpretieren die Norm

Die meisten vorgefertigten QM-Handbücher enthalten eine Überdokumentation, die weit über die Normforderungen hinausgeht.

Unternehmen brauchen selten eine tiefgreifende, komplexe Dokumentationsstruktur.
Diese Überdokumentation führt dazu, dass der Fokus auf das Wesentliche verloren geht.

👉 Wichtig: Die ISO 9001 möchte, dass euer Qualitätsmanagement einfach, praxisnah und verständlich ist. Alles andere verursacht nur unnötige Belastung im Alltag. Und dies widerspricht widerum dem Ziel des QMS.

Überdokumentation verursacht Chaos

Ein QM-System soll von allen Mitarbeitern verstanden und angewendet werden – von der Geschäftsleitung bis zum Produktionsmitarbeiter.

Ein QM-Handbuch voller unverständlicher Flussdiagramme, Prozesse und Fachbegriffe wird genau das Gegenteil bewirken.
Statt Ordnung schafft ihr Chaos und Überforderung, was der eigentlichen Idee der Norm widerspricht.

💡 Tipp: Bevor du ein QM-Handbuch als PDF kaufst, frag dich, ob ein Produktionsmitarbeiter die komplexen Inhalte tatsächlich versteht und in seinem Arbeitsalltag nutzen kann. Wenn die Antwort „nein“ ist, dann lass die Finger davon und findet euren eigenen Weg. Zur Not, mit Beratungsleistung.