ISO 9001: Dauer bis zur Zertifizierung – Wie gehts schneller?
Die Frage „Wie lange dauert es, bis ich die ISO 9001 Zertifizierung habe?“ wird mir von vielen Unternehmen gestellt, die ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) einführen möchten.
Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab, wie der Größe deines Unternehmens, der Komplexität der Prozesse und dem aktuellen Stand deines Qualitätsmanagements. Also, bestehen schon gewisse Grundstrukturen, ohne dass diese bereits als QMS bezeichnet werden?
In diesem Beitrag erkläre ich dir, welche Schritte notwendig sind, wie lange sie in der Regel dauern und wie du einen erfolgreichen Zertifizierungssprint hinlegst.
Inhaltsverzeichnis
Faktoren, die die Dauer der ISO-Zertifizierung beeinflussen
Die Zeit bis zur Zertifizierung hängt maßgeblich davon ab, wie gut Dein Unternehmen auf den Prozess vorbereitet ist und welche Ressourcen dafür bereitstehen. Hier sind die wichtigsten Einflussfaktoren:
1. Größe und Komplexität des Unternehmens
- Kleinere Unternehmen mit wenigen Prozessen benötigen in der Regel weniger Zeit zur Implementierung eines Managementsystems.
- Größere Unternehmen oder Organisationen mit komplexen Abläufen und mehreren Standorten benötigen entsprechend mehr Zeit, da alle Prozesse dokumentiert, abgestimmt und umgesetzt werden müssen.
2. Vorbereitungsstand des Unternehmens
- Verfügst Du bereits über ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem (QMS)? Wenn ja, kann die Anpassung an die ISO 9001 schneller gehen.
-
Unternehmen, die bei null starten, müssen mehr Zeit für die Analyse, Planung und Umsetzung einplanen.
3. Interne Ressourcen und Engagement
- Ein engagiertes Team und genügend Ressourcen beschleunigen die Einführung der Norm erheblich.
- Wenn externe Berater hinzugezogen werden, können diese den Prozess ebenfalls erleichtern und beschleunigen.
4. Auswahl der Zertifizierungsstelle
- Die Verfügbarkeit der Zertifizierungsstelle spielt eine Rolle. Termine für das Audit können mehrere Wochen im Voraus gebucht sein.
Phasen der ISO-Zertifizierung und deren Dauer
1. Analyse und Vorbereitung (1–3 Monate)
In dieser Phase analysierst Du den aktuellen Stand Deines Unternehmens. Dazu gehören:
- Gap-Analyse: Vergleich Deiner bestehenden Prozesse mit den Anforderungen der ISO 9001.
- Planung: Erstellung eines Zeitplans für die Umsetzung.
- Schulungen: Dein Team muss die Norm und deren Anforderungen verstehen.
👉 Dauer: Wenn bereits ein Grundgerüst existiert, kann dieser Schritt innerhalb weniger Wochen abgeschlossen sein. Ein kompletter Neuaufbau benötigt oft 1–3 Monate.
2. Umsetzung und Dokumentation (1–4 Monate)
Jetzt wird die ISO 9001 in die Praxis umgesetzt. Dazu gehören:
- Erstellung von Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen.
- Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter.
- Einführung von Maßnahmen zur Prozessüberwachung und -kontrolle.
👉 Dauer: Je nach Unternehmensgröße und Komplexität dauert dieser Schritt in der Regel 3 bis 4 Monate.
3. Interne Audits und Managementbewertung (1–2 Monate)
Vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit musst Du ein internes Audit durchführen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen der Norm erfüllt sind.
- Das Management überprüft die Ergebnisse und leitet ggf. Korrekturmaßnahmen ein.
👉 Dauer: Dieser Schritt dauert in der Regel 4 bis 8 Wochen.
4. Zertifizierungsaudit (2–4 Wochen)
Die Zertifizierungsstelle führt das Audit in zwei Stufen durch:
- Stage-1-Audit: Prüfung der Dokumentation und der grundsätzlichen Umsetzung.
- Stage-2-Audit: Überprüfung der praktischen Umsetzung in Deinem Unternehmen.
Nach erfolgreicher Auditierung wird Dir das Zertifikat ausgestellt.
👉 Dauer: Dieser Prozess nimmt etwa 2–4 Wochen in Anspruch, abhängig von der Terminlage der Zertifizierungsstelle.
Tipps, um den Prozess zu beschleunigen
- Klare Projektplanung: Erstelle einen detaillierten Zeitplan und definiere Verantwortlichkeiten.
- Externe Beratung nutzen: Berater bringen wertvolles Know-how und helfen, typische Stolpersteine zu vermeiden.
- Mitarbeiter frühzeitig einbinden: Gut informierte und geschulte Mitarbeiter machen den Prozess reibungsloser.
- Zertifizierungsstelle frühzeitig kontaktieren: Sichere Dir rechtzeitig einen Termin für das Audit.
Fazit
Plane für den gesamten Prozess realistisch etwa 3 bis 9 Monate ein und stelle sicher, dass Dein Team gut vorbereitet ist. Mit der richtigen Strategie und engagierten Mitarbeitern kannst Du den Weg zum Zertifikat effizient und erfolgreich gestalten.
Wenn Du weitere Fragen zur ISO-Zertifizierung hast oder schnelle Unterstützung benötigst, melde Dich gerne – Ich sprinte mit euch!😊
